AnthonyBRAUD

Les associations doivent, par principe, tenir une comptabilité pour suivre leurs dépenses et recettes.

Même si certaines rares associations sont dispensées de la rédaction d'un bilan et d'un compte de résultat (micro structure non fiscalisée, non subventionnée...), ces documents restent les meilleurs outils pour justifier de la bonne gestion de l'organisation.

Quant à la publication de ces comptes, elle est obligatoire pour les associations et les fondations quand le montant total des dons et subventions dépassent 153 000 €. Elle est également obligatoire pour les fonds de dotation.

La comptabilité d'engagement est la règle par défaut (saisie des factures avant leur décaissement ou encaissement, avec comptabilisation de la dette vis-à-vis du fournisseur ou de l'usager, saisie du relevé bancaire, et lettrage des comptes fournisseurs et usagers).

Au-delà de cette règle par défaut qui s'impose quasiment à tous (sauf aux microstructures non fiscalisées, et très peu subventionnées), la comptabilité d'engagement permet de savoir précisément les créances et les dettes de l'association.

Pour autant, pour plus d'efficacité comptable, il est communément admis de réaliser un comptabilité de trésorerie tout au long de l'année, et de comptabiliser en fin d'année comptable les seules factures non encore réglées.

Une boite mail partagée est la première étape d'un fonctionnement "collaboratif" de qualité.
Le problème avec ce système, c'est de savoir : Qui a lu quoi ? Qui a répondu à qui ? Qui doit faire quoi ?
Pour ma part, je conseille de mettre en place ce système avec des éditeurs "grand public" (Microsoft, Google…), 100% Web, et qui propose, en plus, des modules "tâches", "calendrier" et "contacts".
Cela vous permettra de traiter ensemble ces mails et de vous assigner des mails, tâches, ou des rendez-vous sur cette plateforme commune (notamment grâce à des signets ou des indicateurs par personnes concernées).

Concernant la sécurité, et la confidentialité

• je vous conseille de modifier régulièrement les mots de passe, notamment au départ d'un membre de l'équipe,
• je vous conseille d'utiliser cette adresse uniquement pour recevoir des mails, en effet, je vous déconseille d'écrire des mails avec cette adresse "générique", en cas de problème, il peut être souvent difficile, ensuite, d'identifier le rédacteur.

Enfin, pour ceux qui souhaitent une démarche plus globale, ou qui ont déjà atteint les limites du premier système, je conseille de souscrire à des mails individuels, voire avec de véritables plateformes collaboratives.

Le RGPD (règlement général sur la protection des données personnelles) encadre précisément ces aspects. Entre autres obligations, vous devez obtenir le consentement préalable de l'individu (avec l'autorité parentale pour les mineurs), et permettre, notamment, l'exercice des droits d'accès, de suppression des données personnelles (et les photos sont des données personnelles).

En conclusion, et par principe, je déconseille habituellement de diffuser des photos de mineurs, et de plutôt privilégier des photos "d'ambiance", sans visage reconnaissable.

Pour autant, si cela vous est indispensable, il faudra impérativement obtenir, au préalable l'accord express des parents des mineurs pris en photos, et vous assurer qu'à tout moment vous serez en mesure de supprimer la photo (avec la difficulté des photos de groupe ou de foule avec beaucoup de visages reconnaissables, mais pas tous, forcément, référencés et nommés)