Peut-on accepter les notes de frais de bénévoles justifiées par des journées de congé payé ?

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jeanyvesPATTARDjeanyvesPATTARD Membre, Membre Expert
14 mars modifié dans Comptabilité

Bonjour

Un de mes bénévoles me présente une note de frais pour des journées de congés payés qu'il est obligé de poser pour réaliser les missions qui lui sont confiées. Il est obligé de prendre ces jours pour se rendre à des ateliers de travail dans le cadre de la structuration de l'association. Il habite la province et les ateliers sont sur Paris.

Pour lui, il s'agit de coûts supplémentaires puisqu'il consomme des journées de congés payés et qu'il aura moins de congés payés pour ses propres vacances.

Ma question :

Puis je accepter cette note de frais dans la mesure où il me justifie les congés payés pris grâce à ces bulletins de paye?

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    Bonjour,

    En dehors du « congé d’engagement associatif », je pense que la réponse est non.
    Tout d'abord, en tant que bénévole, il n'est pas "obligé" de se rendre aux ateliers puisque sa participation est volontaire. De plus, les congés déduits sur le bulletins de paie ne sont pas datés et rien ne prouve qu'ils correspondent aux jours concernés.

    En revanche, ce bénévole peut prétendre au « congé d’engagement associatif » :
    " Le « congé d’engagement associatif », officiellement
    dénommé « congé de formation de cadres et d’animateurs
    pour la jeunesse, des responsables associatifs
    bénévoles, des titulaires de mandats mutualistes autres
    qu’administrateurs et des membres de conseils citoyens »,
    a été créé par l’article 10 de la loi du 27 janvier 2017 relative
    à l’égalité et à la citoyenneté.
    Ce congé est destiné à encourager la prise de responsabilités
    des bénévoles par ailleurs salariés du secteur privé ou agents de la
    fonction publique.
    Il s’adresse spécifiquement aux bénévoles élus dans les organes de direction
    des associations, ou responsables encadrant d’autres bénévoles (par exemple,
    responsable d’un centre de distribution alimentaire, responsable d’une antenne
    locale d’une association nationale…).
    Ce dispositif permet de demander 6 journées de congé par an, fractionnables
    par demi-journées, pour faciliter la conduite d’activités bénévoles nécessitant de
    s’absenter durant le temps de travail. Il peut être utilisé par le bénévole pour toute
    activité liée à ses fonctions d’élu, de dirigeant ou d’encadrant associatif, comme
    par exemple :

    • Préparer un projet avec l’ensemble des bénévoles ;
    • Participer à une réunion des instances de direction de l’association ;
    • Rencontrer un élu, un partenaire.
      Références juridiques :
      Code du travail, articles L3142-54-1 et suivants"
      Source : LE GUIDE DU BÉNÉVOLAT 2018-2019
      https://www.associations.gouv.fr/IMG/pdf/guide_du_benevolat.pdf

    Plus d'informations sur :
    https://www.associations.gouv.fr/IMG/pdf/conge_engagement.pdf

    Cordialement,

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    Réponse ✓

    Bonjour,

    Je vous remercie de votre retour.

    Cependant je ne suis pas tout à fait d'accord sur votre analyse. Vous trouverez ci-dessous quelques précisions supplémentaires et mes commentaires, qui pourront aider à notre échange.

    1) le caractère volontaire

    Le fait qu'il soit "obligé" ou pas, de mon point de vu, n'entre pas en jeu. En raisonnant par l'absurde, cela permettrait de refuser le remboursement de l'ensemble des notes de frais sous la raison que c'est le bénévole qui a décidé "volontairement" d'avancer le paiement. Il n'était pas obligé, donc c'est son choix, donc je ne le rembourse pas.Et le raisonnement marche à chaque fois. Stratégiquement en terme de recrutement et de fidélisation des bénévoles, je ne suis pas certain qu'on atteigne l'objectif.

    Le caractère "volontaire" ne se pose pas dés lors qu'il engage des frais pour réaliser une action au nom ou au profit de l'association.

    Ici, le bénévole est responsable de l'action de structuration qui est au profit des salariés et des élus de la structure. C'est le bénévole qui organise ces ateliers. Forcément ils doivent être réalisés sur les heures de présence des salariés. Pour ce faire, il doit prendre des journées de congés auprès de son employeur. Cela représente une dépense à son niveau puisque il consomme un droit à congés acquis. Il considère que c'est du même niveau que les frais de véhicule qu'il engage et que l'association lui rembourse par une indemnité kilométrique.

    2) justification des journées congés prises

    Certains bulletins portent mention des dates. Mais une attestation de son employeur suffirait à justifier les congés consommés.

    3) Le « congé d’engagement associatif »

    Ici, il s'agit de justifier un droit à prendre jusqu'à 6 journées pour mener selon certains critères d'éligibilité des actions de bénévolat.

    Cependant le problème reste le même si ces journées sont des congés sans solde pour l'employeur. Le bénévole "dépense" au profit de l'association, la journée de salaire qu'il ne touchera pas. Il perd de l'argent.
    A cela pourrait se rajouter, les diminutions portées sur des gratifications/primes annuelles en cas de congés sans solde.

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